In den allgemeinen Projektdaten wird das Projektdokument in einer editierbaren Druckvorschau angezeigt. Entsprechend der Konfiguration der Druckvorlage sind hier die Kontaktdaten des Kunden, interne Informationen, z.B. Bearbeiter, allgemeine projektrelevante Daten, z.B. Projektnummer, etc. aufgeführt.
Gleichfalls erfolgt hier die Erfassung der Projektpositionen.
Allgemeine Projektdaten / Druckvorschau |
Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung:
Position einfügen - Mit Klick auf den Button startet die Type-Ahead-Suche im Artikelkatalog. Gesucht werden kann in all den Artikeln, für die nicht der Status "Gesperrt" gesetzt wurde. Gesperrte Artikel werden nicht aufgelistet. Über das kleine Dreieck des Buttons können weitere Optionen ausgewählt werden (oder über das entsprechende Tastaturkürzel). Positionen werden immer unterhalb der markierten Position eingesetzt bzw. an letzter Stelle, wenn keine Position ausgewählt ist.
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(Strg + D) Löscht die markierte(n) Position(en). | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
(F7) Öffnet bei Stücklistenpositionen den Produktkonfigurator zur Änderung der gewählten Parameter. Sind mehrere Positionen mit der gleichen Stückliste als Basis ausgewählt, so können deren Parameter gleichzeitig geändert werden. Über eine Checkbox hinter den einzelnen Parametern werden die ausgewählt, die geändert werden sollen. Anschließend wird der Parameter-Wert selbst geändert. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
(F8) Rekalkuliert die markierte(n) Position(en), wenn diese z.B. im Text und/oder Preis manuell geändert wurden, oder wenn zwischenzeitlich Änderungen an einem Artikel vorgenommen wurden, z.B. Text- oder Preisänderungen eines einfachen Artikels oder veränderte Varianten einer Stückliste. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
(F6) Kopiert die markierte Position und fügt sie unterhalb dieser in das Projekt ein. Handelt es sich bei der Position um eine Stücklistenposition, wird gleichzeitig der Produktkonfigurator zur Änderung der Parameter geöffnet. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zur Neuanordnung der Positionen. Über ein sich öffnendes Fenster können die Positionen per Drag&Drop neu angeordnet werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Verknüpft eine Projektposition mit einem Eingangsbeleg. Damit kann z.B. im Gewährleistungsfall schnell die korrekte Eingangsrechnung des Lieferanten ermittelt werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Zur Aktualisierung des Dokuments. Wurden versehentlich allgemeine Texte und Formatierungen der Vorlage geändert, kann das Template neu geladen werden. (Änderungen an Positionen werden gespeichert.) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Speichert das aktuelle Dokument als PDF und hängt es als Dateianlage an. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
(*) | Diverse Funktionen zum Formatieren des Dokuments (s. Textbausteinverwaltung) | |||||||||||||||||||||||||||||||||
Druckt das Projektdokument auf einem im darauf folgenden Dialog auswählbaren Drucker. Über das kleine Dreieck unterhalb des Buttons können eigene Druckberichte (z.B. Aufmaßblätter) angelegt und gestartet werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||
Versendet das Projektdokument an den Kunden. Der Versand erfolgt über MAPI (Microsoft Outlook) oder SMTP entsprechend der Konfiguration in den Programmeinstellungen. Die Empfänger EMail Adresse wird aus dem Kontakt übernommen. |
Auf der rechten Seite, in der so genannten Sidebar sind alle Informationen in einer Liste zusammengefasst. Der Inhalt der Liste wechselt entsprechend der Cursor-Position im Dokument.
Ist keine Projekt-Position ausgewählt, werden die Daten des gesamten Projekts angezeigt. Dies sind:
Bezeichnung | geschütztes Eingabefeld | Bezeichnung des Projekt-Dokuments, entsprechend der Vorgabe in den Programmeinstellungen |
Nummer | geschütztes Eingabefeld | Dokumentennummer, die entsprechend der in den Programmeinstellungen gesetzten Zählerdefinition vergeben wird |
Kommission | einfaches Eingabefeld | Individuelle Kommissionsbezeichnung, bzw. Kommissionsnummer bei aktiviertem Kommissionsnummerzähler (Programmeinstellungen) |
Gedruckt am | Datumsfeld | Eingabefeld bzw. Kalender-Tool zum Setzen des Dokumentdatums, automatisch wird das aktuelle Datum der Projekterstellung eingesetzt. |
Kontakt | geschütztes Eingabefeld | Matchcode des dem Projekt zugewiesenen Kontakts. Per Doppelklick auf die Feldbezeichnung und Eingabe des Matchcodes kann ein anderer Kontakt eingesetzt werden. Über den kleinen Button neben dem Matchcode kann zu der Kontaktdetailansicht gewechselt werden. |
Projektvorlage | Geschützte Auswahlliste | Name der Druckvorlage, die in den Programmeinstellungen dem Projekttyp standardmäßig zugewiesen ist. Per Doppelklick auf die Feldbezeichnung kann eine andere Druckvorlage ausgewählt werden. |
Bearbeiter | Auswahlliste | In dieses Feld wird automatisch der Name des angemeldeten Bearbeiters eingesetzt. Über die Auswahlliste kann ein anderer Bearbeiter gewählt werden. |
Vertreter | Auswahlliste | Ist beim Kontakt ein Vertreter hinterlegt, wird dieser hier eingesetzt. Über die Auswahlliste kann ein anderer Vertreter ausgewählt werden. Die Werte der Auswahlliste werden in den Programmeinstellungen definiert. |
Tour | Auswahlliste | Ist beim zugewiesenen Kontakt eine Tour hinterlegt, wird diese automatisch an das Projekt-Feld übertragen. Über die Auswahlliste kann eine andere Tour ausgewählt werden. Die Werte der Auswahlliste werden in den Programmeinstellungen definiert. |
Projektstand | Auswahlliste | Der Projektstand kann eine interne Kategorisierung beinhalten zum Stand des Projekts, z.B. Angebotsphase, abrechnungsbereit,... Die Werte der Auswahlliste können in den Programmeinstellungen individuell definiert werden. |
Projekttext | einfaches Eingabefeld | Der Projekttext ist ein vom Projekttyp abhängiger Text, der am Kontakt definiert wird und entsprechend an das Projektdokument übertragen wird, z.B. unterschiedliche Formulierung von Zahlungsbedingungen auf Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. |
Notizen | einfaches Eingabefeld | In den Notizen können interne Kommentare zum Projekt gespeichert werden. |
Adresse | geschütztes Eingabefeld / Auswahlliste | Über die Zuordnung eines Kunden zum Projekt werden seine Kontaktadressen in das Dokument eingesetzt. Über die Auswahlliste kann zwischen den einzelnen Standardadressen gewechselt werden: Kundenadresse, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Zusatzadresse 1, Zusatzadresse 2 Die Standardadressen können mit anderen beim Kontakt hinterlegten Adressen überschrieben werden, indem auf die Feldbezeichnung doppelt geklickt und eine beim Kontakt gespeicherte Adresse ausgewählt wird. |
Name (bzw. Einzelfelder) | einfache(s) Eingabefeld(er) | Name des zugewiesenen Kontakts (bzw. Einzelfelder Vorname, Nachname, Firma, Firma2) |
Straße | einfaches Eingabefeld | Straße des zugewiesenen Kontakts |
PLZ | einfaches Eingabefeld | PLZ des zugewiesenen Kontakts |
Ort | einfaches Eingabefeld | Ort des zugewiesenen Kontakts |
Ortsteil | einfaches Eingabefeld | eventueller Ortsteil des zugewiesenen Kontakts |
Land | einfaches Eingabefeld | Land des zugewiesenen Kontakts |
Ansprechpartner | einfaches Eingabefeld | Ansprechpartner des zugewiesenen Kontakts |
Telefonnr. | einfaches Eingabefeld | Telefonnummer des zugewiesenen Kontakts |
einfaches Eingabefeld | E-Mail Adresse des zugewiesenen Kontakts |
Einkaufspreis | geschütztes Feld | Summe der hinterlegten Einkaufspreise aller Positionen |
Nettopreis | geschütztes Eingabefeld | Summe der hinterlegten Netto-Verkaufspreise aller Positionen. Per Doppelklick auf den Feldnamen können das Feld entsperrt und der Nettopreis überschrieben werden. Anschließend erfolgt eine automatische Anpassung der Einzelpreise entsprechend der prozentualen Gesamtpreisänderung. |
Bruttopreis | geschütztes Eingabefeld | Summe der hinterlegten Brutto-Verkaufspreise aller Positionen. Per Doppelklick auf den Feldnamen können das Feld entsperrt und der Nettopreis überschrieben werden. Anschließend erfolgt eine automatische Rekalkulation der Einzelpreise entsprechend der prozentualen Gesamtpreisänderung. |
Mehrwertsteuer | geschütztes Feld | Summe der Mehrwertsteuer aller Positionen. Über das kleine Dreieck vor der Feldbezeichnung kann die Anzeige erweitert werden, um die ausgewiesenen halben und vollen Mehrwertsteuer-Sätze einzublenden. Per Doppelklick auf die Feldbezeichnung kann das Projekt von mehrwertsteuerpflichtig auf mehrwertsteuerfrei gesetzt werden. |
kalkulierte Zeit | geschütztes Feld | Sind in den Positionen Zeitartikel enthalten, wird hier die Summe der Zeiten aller Projekt-Positionen zusammengefasst. |
Provision | geschütztes Feld | Sind in den jeweiligen Artikeln eine Provisionsgruppe hinterlegt und in der Provisionsverwaltung zu diesen Gruppe Provisionssätze eingetragen, so wird die Provision berechnet. |
VK2 benutzen | Checkbox | Für jeden Artikel können ein VK1 und ein VK2 hinterlegt werden, z.B. bei verschiedenen Konditionen für Endkunden und Wiederverkäufer. Standardmäßig wird immer der VK1 benutzt. Über diese Checkbox wird der Standard für die Positionsanlage gesetzt (ändert nicht bereits eingefügte Positionen). |
Sonderpreise benutzen | Checkbox | Mit dieser Checkbox wird festgelegt, ob die beim Kunden hinterlegten individuellen Sonderpreise in diesem Projekt berücksichtigt werden sollen. |
Skonto Abzug | Checkbox | Ist die Checkbox aktiviert, wird bei der Berechnung des Deckungsbeitrages ein beim Kontakt/Projekt hinterlegter Skontoabzug berücksichtigt. |
Deckungsbeitrag | geschütztes Feld | Berechnung des Deckungsbeitrags des Projekts (Nettopreis - Einkaufspreis - kalkuilierte Zeit * Stundensatz - Skonto) |
Rel. Deckungsbeitrag | geschütztes Feld | Auswertung des Deckungsbeitrags bezogen auf die Arbeitsstunde |
Deckungsbeitrag / VK | geschütztes Feld | Prozentuale Auswertung des Deckungsbeitrags bezogen auf den Verkaufspreis |
Deckungsbeitrag / EK | geschütztes Feld | Prozentuale Auswertung des Deckungsbeitrags bezogen auf den Einkaufspreis |
Nachkalk. anzeigen | Checkbox | Blendet alle Nachkalkulationspositionen eines Projekts ein oder aus. Nachkalkulationspositionen sollten in den Textbausteinen besonders formatiert werden (eigener Positionstyp), um das Ausdrucken einer Rechnung mit eingeblendeter Nachkalkulationsposition zu verhindern. In den Berechnungen sind die Nachkalkulationspositionen immer enthalten, egal ob sie sichtbar oder unsichtbar sind. |
Nachkalk. EK | geschütztes Feld | Summe des EKs aller Nachkalkulationspositionen des Dokuments |
Nachkalk. Zeit | geschütztes Feld | Summe der Arbeitsminuten aller Nachkalkulationspositionen des Dokuments |
(nur sichtbar bei aktiver Währungen-Modullizenz)
Währung | geschützte Auswahlliste | Auswahl einer Projektwährung, wenn diese von der Systemwährung abweicht. Zur Auswahl stehen die in den Programmeinstellungen selbst angelegten Währungen. |
Wechselkurs | geschütztes Eingabefeld | Nach Auswahl der entsprechenden Währung wird hier der in den Programmeinstellungen hinterlegte oder online abgerufene Wechselkurs automatisch eingetragen. Der Wechselkurs kann bei Bedarf nach dem Entsperren des Feldes manuell überschrieben werden. |
Wechselkurs fixieren | Checkbox | Bei gesetztem Haken wird der Wechselkurs für dieses Projekt mit dem aktuell hinterlegten Wert festgeschrieben. Der Preis gilt dann als in dieser Währung fest vereinbart. Kursschwankungen bis zum Zahlungseingang gehen zu Lasten des Rechnungsausstellers. |
Wurden Projektdokumente aus anderen weitergeschalten, wird in der History mitgeschrieben, aus welchen Projektdokumenten das aktuelle hervorgegangen ist. Über den Button kann das Ursprungsdokument geöffnet werden.
Zusätzlich kann über den Button in der Symbolleiste eine detaillierte Projekthistorie aufgerufen werden, wo einzelne Einträge auch entfernt (per Doppelklick) oder hinzugefügt (über die Projektsuche) werden können.
Projekthistorie |
Reserviert | Checkbox | Wird der Haken in dieser Checkbox gesetzt, wird für alle enthaltenen Artikel, für die in den Artikel-Parametern die automatische Lagerfürung aktiviert wurde, in den im Projekt verbrauchten Mengen eine Reservierung in den Lagermonitor der Artikel geschrieben. Der Bestand wird noch nicht gemindert. |
Lagergebucht | Checkbox | Wird der Haken in dieser Checkbox gesetzt, werden alle enthalten Artikel, für die in den Artikel-Parametern die automatische Lagerführung aktiviert wurde, in den im Projekt verbrauchten Mengen vom Lager abgezogen. Der Bestand wird entsprechend gemindert. |
Abgeschlossen | Checkbox | Sollen keine Änderungen mehr am Projekt vorgenommen werden, wird es abgeschlossen. Die Eingabe ist dann gesperrt (außer neue Zahlungen und Zeiten anlegen). |
Archiviert | Checkbox | Ist ein Projekt erledigt (oder wurde vom Kunden nicht angenommen), kann es als archiviert gekennzeichnet werden, um es z.B. über entsprechende Filter in Listen auszuschließen. |
Steht der Cursor im Dokument auf einer Projekt-Position, werden zusätzliche, die Position betreffende Daten angezeigt. Der Umfang der Anzeige richtet sich nach dem Positionstyp (z.B. für Überschriften werden keine Preise angezeigt). Die folgenden Felder können eingeblendet werden:
Positionstyp | geschütztes Feld | Der Positionstyp richtet sich nach der eingefügten Position. |
Auto. Nummer | Checkbox | Ist die Checkbox aktiv, werden alle Positionen automatisch nummeriert. |
Pos.Nr. | einfaches Eingabefeld | Ist keine automatische Nummerierung aktiviert, kann hier eine individuelle Positionsnummer vergeben werden. |
Matchcode | geschütztes Feld | Matchcode des aus dem Artikelkatalog eingesetzten Artikels |
Artikelnummer | geschütztes Feld | Artikelnummer des aus dem Artikelkatalog eingesetzten Artikels |
Menge | einfaches Eingabefeld | Menge des Artikels |
Abmessung + Einzelfelder | Abmessungen des Artikels bei Längen- und Flächenartikeln. Per Klick auf das kleine Dreieck vor der Feldbezeichnung werden die editierbaren Einzelfelder eingeblendet. | |
Gewicht | geschütztes Feld | Aus den Artikeldetails übernommenes oder berechnetes Gewicht der Position. |
Listenpreis | einfaches Eingabefeld | Listenpreis des Artikels ohne Rabatte oder Sonderpreise. |
Einheitspreis | einfaches Eingabefeld | Einheitspreis des Artikels (z.B. 1,00 € pro Meter). Wird der Einheitspreis geändert, werden die anderen Preise der Position entsprechend rekalkuliert. |
Stückpreis | einfaches Eingabefeld | Stückpreis des Artikels (z.B. 2,00 € für 1 Stück à 2 Meter). Wird der Stückpreis geändert, werden die anderen Preise der Position entsprechend rekalkuliert. |
Nettopreis | einfaches Eingabefeld | Nettogesamtpreis der Position (z.B. 6,00 € für 3 Stück à 2 Meter). Wird der Nettopreis geändert, werden die anderen Preise der Position entsprechend rekalkuliert. |
MwSt % | geschütztes Feld | Mehrwertsteuersatz der Position, entsprechend der Einstellung des Artikels bzw. der Vorgabe durch das Projektdokument |
Bruttopreis | einfaches Eingabefeld | Bruttogesamtpreis der Position inkl. MwSt. Wird der Bruttopreis geändert, werden die anderen Preise der Position entsprechend rekalkuliert. |
VK Umrechnung | einfaches Eingabefeld | Absoluter oder prozentualer Auf- oder Abschlag auf bzw. vom Verkaufslistenpreis. Der VK wird rekalkuliert. |
Einkaufspreis | einfaches Eingabefeld | Einkaufsgesamtpreis der Position |
EK Umrechnung | einfaches Eingabefeld | Absoluter oder prozentualer Auf- oder Abschlag auf bzw. vom Einkaufslistenpreis bei Artikeln aus dem Produktkatalog. Der EK wird rekalkuliert. Bei Direktfakturpositionen wird der Listen EK immer als 0 angenommen, was bei der Umrechnung berücksichtigt werden muss. -> Eingaben von %-Werten führen immer zu einem EK von 0. |
Zeit | geschütztes Feld | kalkulierte Zeit der Position bei Stücklisten und Zeitartikeln |
Rabatt | einfaches Eingabefeld | absoluter Rabatt der Position, berechnet aus den beim Kunden hinterlegten Sonderpreisen oder per direkter Eingabe |
Rabatt % | einfaches Eingabefeld | prozentualer Rabatt der Position, berechnet aus den beim Kunden hinterlegten Sonderpreisen oder per direkter Eingabe |
Provision | einfaches Eingabefeld | absolute Provision der Position, berechnet aus dem für die Vertreter/Provisionsgruppen-Kombination hinterlegten Provisionssatz oder per direkter Eingabe Die direkte Eingabe fixiert die Provision, sie wird bei Rekalkulation der Position nicht neu berechnet (außer Eingabe = 0,00 €). |
Provision % | einfaches Eingabefeld | prozentuale Provision der Position aus dem für die Vertreter/Provisionsgruppen-Kombination hinterlegten Provisionssatz oder per direkter Eingabe Die direkte Eingabe fixiert die Provision, sie wird bei Rekalkulation der Position nicht neu aus der Konfiguration geladen (außer Eingabe = 0,00 €). |
Deckungsbeitrag | geschütztes Feld | Deckungsbeitrag der Position (Nettopreis - Einkaufspreis - kalkuilierte Zeit * Stundensatz - Skonto) |
Deckungsbeitrag / VK | geschütztes Feld | Prozentuale Auswertung des Deckungsbeitrags bezogen auf den Verkaufspreis |
Deckungsbeitrag / EK | geschütztes Feld | Prozentuale Auswertung des Deckungsbeitrags bezogen auf den Einkaufspreis |
Varianten + Einzelfelder | Checkboxen, Auswahlliste |
Über das kleine Dreieck vor der Feldbezeichnung kann eine Position als besondere Variante gekennzeichnet werden. Das sind: |
Verkaufspreis fixieren | Checkbox | Über die Checkbox "Verkaufspreis fixieren" werden die Verkaufspreise festgeschrieben, so dass bei Änderung der Position, z.B. Änderung der Optionen in Stücklisten, die Preise nicht rekalkuliert werden. |
Text fixieren | Checkbox | Über die Checkbox "Text fixieren" wird der Positionstext festgeschrieben, so dass bei Änderung der Position, z.B. Änderung der Optionen in Stücklisten, die Preise nicht rekalkuliert werden. |
VK2 benutzen | Checkbox | Für jeden Artikel können ein VK1 und ein VK2 hinterlegt werden, z.B. bei verschiedenen Konditionen für Endkunden und Wiederverkäufer. Standardmäßig wird immer der VK1 benutzt. Über diese Checkbox wird der Artikel VK2 geladen und die Position neu berechnet. |
Lager Ist | geschütztes Feld | Aktueller Bestand eines lagergeführten Positionsartikels. |
Reserviert | geschütztes Feld | Aktuelle reservierte Menge des lagergeführten Positionsartikels aus allen Projekten. |
Freier Bestand | geschütztes Feld | Aktueller freier Bestand des lagergeführten Positionsartikels (= "Lager Ist" abzüglich "Reserviert") |